IN.TOP Tera – российское ИТ-решение для крупного бизнеса, которое объединяет управление командировками и авансовыми отчетами в едином процессе: от оформления поездки и сбора документов до закрытия аванса, аналитики и архива. Помогает снизить ручной труд, усилить контроль расходов и выстроить единые правила работы в компании.
IN.TOP Tera – решение для автоматизации командировок и авансовых отчетов в крупном бизнесе. Система выстраивает единый сквозной процесс: от оформления поездки и выдачи аванса до сбора подтверждающих документов, проверки, согласования и закрытия авансового отчета.
IN.TOP Tera объединяет в одной системе сотрудников, руководителей и бухгалтерию. Решение автоматизирует значительную часть рутинных операций: проверку расходов, формирование документов, расчет суточных и курсовых разниц. Это снижает нагрузку на сотрудников и бухгалтерию и помогает поддерживать контроль расходов на всех этапах процесса.
Функциональные возможности
- оформление командировок и заявок на аванс с электронным согласованием;
- автоматический расчет суточных и контроль лимитов по политикам компании;
- бронирование билетов, отелей и заказ такси в едином интерфейсе;
- загрузка чеков по фото или QR-коду с проверкой через сервис ФНС;
- «умный кошелек» с автоматическим распознаванием и распределением расходов;
- формирование авансового отчета по заданным параметрам (период, командировка, мероприятие);
- автоматическая проверка расходов и соблюдения корпоративных правил;
- поддержка электронного подписания, включая машиночитаемую доверенность;
- работа бухгалтерии через канбан-доску и реестровое согласование;
- частичное принятие и возврат отчетов на доработку;
- автоматическое формирование и проведение проводок в учетной системе;
- дашборды и отчетность по расходам в разрезе периодов, подразделений и ЦФО;
- электронный архив документов с быстрым поиском и доступом для проверок;
- интеграция с учетными системами, банками, travel-платформами и корпоративными сервисами.
Эффективность IN.TOP Tera доказана на проектах. Узнать подробности кейса
Сценарий работы в Tera
Процесс в IN.TOP Tera выстроен как единый цифровой поток, в котором все этапы связаны между собой и выполняются в одной системе.
На первом этапе сотрудник оформляет командировку или заявку на аванс. Система автоматически рассчитывает суточные и запускает согласование по заданному маршруту. Все статусы и документы фиксируются в одном рабочем пространстве.
Далее сотрудник оформляет расходы. Покупка билетов, бронирование гостиницы и заказ такси выполняются внутри системы. Чеки загружаются через телефон, распознаются и проверяются, а расходы автоматически сопоставляются с параметрами командировки и корпоративными правилами.
После этого формируется авансовый отчет. Система подтягивает данные по расходам, проверяет лимиты и корректность документов, выполняет необходимые расчеты и формирует отчетные формы. Поддерживается электронное подписание и индивидуальные требования к комплекту документов.
На этапе проверки бухгалтер работает с отчетами в едином интерфейсе: видит комплект документов, результаты проверок и отклонения. Доступны сценарии частичного принятия, возврата на доработку и реестрового согласования. Система формирует данные для расчетов и автоматически передает проводки в учетную систему.
Отдельно в системе доступны инструменты аналитики. Руководители и ответственные сотрудники могут анализировать расходы по периодам, подразделениям, ЦФО, типам затрат и другим параметрам в дашбордах и табличных отчетах. Это дает более прозрачную картину расходов и помогает принимать управленческие решения.
Документы и история действий сохраняются в электронном архиве с быстрым поиском и онлайн-доступом. Архив упрощает последующую работу с первичными документами и помогает при внутренних и внешних аудитах, а также при камеральных и выездных налоговых проверках.
