Каталог
совместимости российского программного обеспечения

Компания «РТ МИС» несколько лет работала в сервисах Microsoft 365. Сотрудники использовали корпоративную почту, мессенджер, облачное хранилище и приложение для видеозвонков. Два года назад стало понятно, что нужно искать альтернативу от российских разработчиков. В «РТ МИС» изучили предложения нескольких провайдеров и остановились на коммуникационной платформе для бизнеса VK WorkSpace.

Рассказываем, почему компания сделала такой выбор, как переезжала и как сейчас организована работа. 

Как выбирали подрядчика

В «РТ МИС» серьезно подошли к выбору провайдера и составили чек-лист, по которому оценивали разные российские сервисы. В список внесли следующие ключевые продукты и необходимые для компании возможности: 

Надежная электронная почта. Это основной инструмент коммуникации между сотрудниками и внешними адресатами: клиентами, партнерами и поставщиками. «РТ МИС» было важно, чтобы почта работала стабильно, была возможность сделать адрес на доменном имени компании, настроить общие ящики и создать группы рассылок.

Интеграция с Active Directory. Active Directory — это служба каталогов Microsoft, в которой хранятся данные учетных записей пользователей. Так как сотрудники «РТ МИС» работали в сервисах Microsoft 365, техническим специалистам было важно сохранить все логины и пароли. 

Наличие корпоративного мессенджера. В «РТ МИС» мессенджер использовали для оперативного и неформального общения внутри команд.  

В мессенджере VK Teams можно создать чаты для рабочего и неформального общения сотрудников

Наличие корпоративного диска. Почти все сотрудники хранят рабочие документы в облаке, чтобы было удобно делиться файлами с коллегами. 

Возможность проводить видеоконференции. Нужна, чтобы организовывать встречи с сотрудниками из разных городов и партнерами компании.

Почему выбрали VK WorkSpace

Под требования подходили четыре российских продукта, и в «РТ МИС» тестировали их в течение 3–4 месяцев. В итоге коммуникационная платформа VK WorkSpace с почтой, диском, приложением VK Teams и другими сервисами для совместной работы оказалась единственным решением, соответствующим всем требованиям. Специалисты «РТ МИС» особенно оценили такие преимущества:

Отечественное решение. Все сервисы VK WorkSpace разработаны в России и входят в реестр ПО, поэтому им не грозит блокировка или внезапный уход с рынка.

Комплексный продукт. Внутри платформы есть всё, что нужно для работы: почта, диск, мессенджер, видеоконференции, календарь. Удобно, что для всех сервисов предусмотрена единая точка входа. Это значит, что сотрудник под своей учетной записью заходит на платформу и внутри нее переключается между инструментами уже без пароля. 

Широкие возможности администрирования. Сотрудники «РТ МИС» работают в 150 городах страны. Поэтому техническим специалистам важно иметь доступ ко всем учетным записям компании. Например, администратор может удалять аккаунт, если сотрудник уволился, восстанавливать письма из очищенной корзины в почте и настраивать двухфакторную аутентификацию. 

Централизованный переход на платформу без участия пользователей. Сервисами Microsoft 365 пользовались около 1000 сотрудников «РТ МИС». Чтобы перевести всех на новый продукт в «ручном» режиме, потребовалось бы несколько недель. Возможности платформы VK WorkSpace позволили перейти на новый сервис буквально за пару дней и не привлекать к процессу сотрудников. 

Оптимальное соотношение функциональности и цены. Другие решения, которые тестировали в «РТ МИС», стоили значительно дороже или не дотягивали до необходимого компании функционала.

Как готовились к переезду на VK WorkSpace

Основная часть переезда — это подготовка к нему. На первом этапе технические специалисты «РТ МИС» вместе с техподдержкой VK WorkSpace разработали подходящую конфигурацию и провели тестовую интеграцию с Active Directory. 

Когда убедились, что всё работает, VK WorkSpace подготовили подробную инструкцию по переходу. Гайд создали специально для «РТ МИС» и в соответствии с требованиями компании. Например, для организации было важно, чтобы в учетной записи оставались только имя и фамилия сотрудника, — именно в таком порядке и без отчества. 

На следующем этапе тестировали возможности платформы. Для этого в каждом отделе создали фокус-группы, в которые включили руководителей и нескольких сотрудников. Им предложили оценить, как работают сервисы и насколько удобен новый веб-интерфейс. Большинство сотрудников положительно отозвались о платформе, а мелкие замечания отправили в службу поддержки VK WorkSpace. 

Параллельно технические специалисты «РТ МИС» готовили к переходу на новый продукт всех сотрудников: рассылали новости о сроках переезда, показывали, как работают сервисы, и писали инструкции со ссылками на приложения. Так к переходу на новую платформу были готовы все сотрудники.

Переехали на новый сервис за выходные

Благодаря поэтапной подготовке сам переезд на платформу VK WorkSpace прошел бесшовно и за пару дней. В понедельник сотрудники вышли на работу и уже смогли работать в новой почте. Адрес ящика, логин и пароль от почты у каждого остались прежними. Сохранилась и вся переписка с клиентами, партнерами и коллегами.

Специалисты «РТ МИС» постарались сделать таким же бесшовным переход с корпоративного мессенджера на защищенное пользовательское приложение VK Teams. Технически было невозможно перенести все чаты и контакты на новый сервис, поэтому сотрудникам предложили сохранить историю чатов или скачать из мессенджера важную информацию. С этой просьбой к системным администраторам обратились всего несколько человек, поэтому переезд на VK Teams тоже прошел без потерь.

Как компания работает сейчас

Сотрудники «РТ МИС» уже год пользуются всеми сервисами коммуникационной платформы VK WorkSpace. Вот какие из них работники считают особенно удобными:

Корпоративная почта. У каждого сотрудника собственный адрес на домене компании — это повышает доверие клиентов и партнеров. В почте можно создавать и общие ящики. Это значит, что читать и отправлять письма могут сразу несколько сотрудников отдела. Например, все специалисты службы поддержки работают с запросами клиентов через адрес support@mycompany.ru. 

Общие ящики создают для каждого отдела: так сотрудники точно не пропустят важное письмо от клиента или партнера

Еще один удобный инструмент — группы рассылок. Письма приходят всем участникам группы. Например, можно сделать отдельные рассылки для руководителей отделов или сотрудников, которые работают удаленно.

Корпоративный мессенджер. Как и раньше, его используют для неформального общения и рассылки срочных новостей. Сотрудникам нравится, что с VK Teams можно работать в веб-версии или скачать приложение на компьютер или телефон: сервис поддерживают все операционные системы. 

Календарь. Чтобы сотрудникам было удобнее планировать онлайн-встречи с коллегами и партнерами из других регионов, в календарь добавили все государственные российские праздники. Например, если руководитель попробует назначить видеособрание коллеге 1 мая, в календаре появится предупреждение о занятости сотрудника. 

Задачу поставить всё равно можно, но высветится предупреждение

Чат-боты. В «РТ МИС» разработали чат-бота, чтобы сотрудники могли самостоятельно и быстро найти нужные документы и ответы на частые вопросы. Теперь можно в пару кликов найти необходимую информацию. Например, чтобы взять отпуск, работник просто выбирает в чат-боте нужный пункт в меню и получает ссылку на шаблон заявления и разъяснения: кому, куда и за какой срок подавать документы.

Диск. Облачное хранилище на платформе VK WorkSpace активно используют отделы, которые работают с большим объемом материалов. Чтобы не «завязывать» хранилище на одном сотруднике, в «РТ МИС» создали общесетевые диски. Например, руководитель учебного центра получил логин и пароль от хранилища и раздал доступ сотрудникам. Так все материалы собраны в одном месте, и руководитель не переживает, что ценная информация потеряется, если сотрудник уволится или перейдет в другой отдел.

Документы. В «РТ МИС» этот сервис пока на этапе тестирования — сотрудники используют его, только чтобы создавать инструкции и простые отчеты. Удобно, что редактировать файлы можно онлайн с любого устройства, работать одновременно с коллегами и в чате документа обсуждать изменения.

С переходом на коммуникационную платформу для бизнеса VK WorkSpace «РТ МИС» удалось сохранить большинство функций Microsoft 365, которые были удобны для сотрудников. А еще компании нравится, как платформа реагирует на запросы рынка и быстро запускает и дорабатывает новые продукты. 

Оставляйте заявку на подключение к платформе VK WorkSpace на нашем сайте. Мы подберем оптимальный тариф под ваши задачи.